¿Qué decidir antes de ver ningún programa?
Escribe en una hoja cómo funciona hoy tu centro, antes de la primera demo. El comercial te enseñará las funciones de las que está orgulloso; tu hoja te dice si son las que necesitas.
Después pregunta a dos o tres personas que usarán el programa cada día, en recepción y en sala, qué cambiarían primero. Sus respuestas son tu lista de imprescindibles.
- Tu tamaño hoy y dentro de dos años: socios, equipo, centros.
- Cómo entrena la gente contigo: clases dirigidas, sala libre, entrenamiento personal o una mezcla.
- Quién vende las cuotas y quién controla las entradas, y a qué horas.
- Qué te quita más tiempo hoy: perseguir pagos, llenar plazas canceladas, contestar los mismos mensajes.
- El material que ya tienes: tornos, cerraduras, tablets, pantallas.
¿Qué tienen que hacer las reservas?
Las reservas son lo que más tocan tus socios, así que pruébalas como lo haría un socio, desde el móvil. Un buen programa te deja crear las clases recurrentes una vez, con las plazas de cada horario, y llena las plazas canceladas desde la lista de espera sin que recepción tenga que llamar a nadie.
Mira la ventana de cancelación: tienes que decidirla tú, y tiene que valer igual para las reservas hechas en la app y en recepción. Mira también las sesiones individuales, y si están en el mismo calendario que las clases dirigidas. Si las clases son lo principal de tu centro, compara con lo que hace una app de reservas de clases para gimnasio.
¿Qué mirar en los cobros?
Adónde va el dinero, y en cuánto tiempo. La mejor respuesta es directamente a tu cuenta. Pregunta si el proveedor retiene los fondos antes de pagártelos, cuánto cuesta cada pago con tarjeta y si hay una tarifa fija por cada cobro además de lo que te cobra tu banco.
Después mira qué puedes vender: cuotas, bonos, clases sueltas y pruebas, pago fraccionado, códigos de descuento y tarjetas regalo. Pregunta cómo ves quién tiene pagos pendientes y cuántos clics lleva un recordatorio. En la página sobre gestión de cuotas del gimnasio tienes lo que incluye un sistema completo.
Si emites facturas desde el programa, pregunta también cómo se adapta a Verifactu, el sistema de facturación verificable de la Agencia Tributaria, y pídelo por escrito.
¿Cómo tienen que funcionar la entrada y el acceso?
Las tarjetas y las llaves cuestan dinero y se pierden. La mayoría de los sistemas actuales usan un código QR en el móvil del socio, mejor si también está en la Wallet, que se lee en recepción o con un lector en la puerta o en el torno. El programa tiene que comprobar en ese momento que la cuota está en vigor, y registrar cada entrada y cada acceso denegado.
Pregunta con qué tornos y cerraduras funciona, y qué pasa si se cae internet. Si piensas abrir más horas o las 24 horas, el acceso es la pieza que lo hace posible: mira cómo funciona un gimnasio 24 horas sin personal.
¿Y la app que usan socios y entrenadores?
Tus socios juzgan tu centro por la app de su móvil. Descárgala antes de firmar y lee sus valoraciones en App Store y Google Play: si a los socios no les gusta, reservarán por mensaje, y lo pagará tu equipo.
Una app que la gente abre cada día hace más que reservar. Planes de entrenamiento con vídeos de los ejercicios, progreso que se ve, chat con los entrenadores, avisos y retos les dan un motivo para volver. Para los entrenadores, mira si pueden preparar planes, seguir el progreso y apuntar las series de un socio en sala, desde la misma app.
¿Qué preguntar antes de firmar?
Pide las respuestas por escrito. Un proveedor que las contesta todas con claridad, en una página, es uno con el que puedes trabajar. Para las preguntas de precio, la guía sobre cuánto cuesta un software de gestión de gimnasio explica cada modelo en detalle.
Pide dos o tres clientes con un centro como el tuyo y llámalos tú. Después haz una prueba con el trabajo del día a día: monta el horario de la semana que viene, vende un bono a alguien de tu equipo, regístrale la entrada y cancela una reserva fuera de plazo. Cualquier hueco aparece en un día.
- ¿Cómo se calcula el precio: cuota fija, por socio, por centro, por módulo? ¿Cuánto nos cuesta en un año con nuestro tamaño?
- ¿Hay costes de alta, de migración, de SMS o de cobros que no salen en la página de precios?
- ¿Cuánto dura el contrato, con cuánto preaviso se cancela y qué pasa con el precio al renovar?
- ¿Podemos exportar socios y cuotas a un archivo cuando queramos, y de quién son los datos?
- ¿Cómo importamos nuestros socios actuales, y cuánto se tarda?
- ¿Cómo contactamos con soporte, en qué horario, y hablamos con alguien que conoce los gimnasios?
¿Cómo responde Yeki a esta lista?
La app de gestión de Yeki es gratis para gimnasios, estudios y profesionales, con todas las funciones desde el primer día: sin cuota mensual, sin niveles, sin precio por socio y sin módulos que desbloquear. Clases recurrentes con las plazas de cada horario, una lista de espera que avanza sola y una ventana de cancelación que decides tú, igual en recepción que en la app.
Cuotas, bonos y clases sueltas se venden en la app y se cobran directamente en tu cuenta, también con pago fraccionado, con pendientes de cobro y recordatorios en un toque, códigos de descuento y tarjetas regalo. Cada socio tiene su QR de entrada en el móvil y en la Wallet, con conexión al torno, y los contactos y las pruebas se siguen en recepción hasta la primera compra. Los entrenadores preparan planes y circuitos con vídeos y pueden apuntar las series de quien entrena; las pantallas de sala siguen la clase; el chat, los avisos, los eventos y los retos mantienen cerca a tus socios, y Yeki te enseña los socios en riesgo de baja antes de que se vayan.
El modelo es público. Yeki gana con Plus y con Yeki Pass, que pagan las personas que entrenan; con una pequeña comisión de servicio que paga quien compra en la app, y que puedes asumir tú; con los anuncios y con las apps con la marca de un gimnasio. Tú recibes el precio íntegro de tus cuotas. Socios y tarifas se importan desde un archivo, y tu centro está listo en una tarde.
