Waar begin je? Bij hoe je sportschool werkt
Een demo laat altijd de mooiste schermen zien. Schrijf daarom eerst op hoe jouw week eruitziet: hoeveel groepslessen, hoeveel leden met een abonnement en hoeveel met een strippenkaart, wie er aan de balie staat, of je onbemande uren hebt en wat je coaches op de vloer doen.
Kijk ook een jaar of twee vooruit. Een tweede locatie, een studio erbij, personal training of online coaching: software die nu past maar daarna niet meegroeit, kost je later een tweede overstap.
De checklist: wat moet de software kunnen?
Leg elk pakket naast deze lijst. Een vinkje in een brochure is niet genoeg: laat het in de demo zien.
- Reserveren: lesrooster met plekken per les, een wachtlijst die vanzelf doorschuift, een annuleringstermijn die jij bepaalt, boeken aan de balie en in de app
- Betalingen: abonnementen, strippenkaarten en losse lessen online verkopen, geld op je eigen rekening, termijnen en herinneringen
- Toegang: inchecken met een QR-code of pas, koppeling met je toegangspoortje, een overzicht van elke binnenkomst
- Een app voor je leden: in het Nederlands, in de App Store en Google Play, zonder dat ze een tweede app nodig hebben
- Coaches: schema's met oefenvideo's, sets noteren op de vloer, chat met leden
- Je gegevens: een export van leden en abonnementen, en een import als je overstapt
- Support: wie antwoordt, hoe snel en in welke taal
- Prijsmodel: per lid, per module, per locatie of gratis, en wat het kost als je groeit
Betalingen: waar komt het geld terecht?
Dit is het punt waar de verschillen het grootst zijn. Komt het geld rechtstreeks op je eigen rekening, of eerst bij de aanbieder, die het later uitbetaalt? Wie betaalt de transactiekosten: jij of het lid? Kun je termijnen aanbieden, en zie je openstaande bedragen in één lijst?
Vraag ook welke betaalmethodes je leden kunnen gebruiken, en laat in de demo een betaling van begin tot eind zien. Meer over wat goed beheer van abonnementen en betalingen inhoudt, lees je op de pagina daarover.
Toegang en onbemande uren
Wil je 's ochtends vroeg of 's avonds laat open zonder personeel, dan moet de software met je toegangspoortje of deurlezer praten. De lezer leest de code van het lid, de software controleert of het abonnement geldig is, en de deur gaat open of blijft dicht. Elke binnenkomst hoort in een logboek.
Vraag welke lezers en poortjes ondersteund worden, wie de koppeling maakt en wat er gebeurt als het internet uitvalt. Alles over toegangscontrole in de sportschool staat in een aparte gids.
Welke vragen stel je voordat je tekent?
Laat de aanbieder in de demo concrete taken doen: een nieuw lid inschrijven, een strippenkaart verkopen, een les vol laten lopen en iemand laten afzeggen. Stel daarna deze vragen, en vraag de antwoorden op papier:
- Wat is het maandtotaal voor mijn situatie, alles inbegrepen?
- Wat betaal ik als ik twee keer zoveel leden heb, of een tweede locatie open?
- Welke functies zitten in de prijs, en welke kosten extra?
- Hoe lang loopt het contract, en wat is de opzegtermijn?
- Kan ik mijn gegevens exporteren, ook als ik vertrek, en kost dat iets?
- Hoe gaat de import van mijn huidige leden en abonnementen, en wie doet het?
Hoe reken je het prijsmodel door?
Een lage instapprijs zegt weinig. Tel bij elke offerte de vaste maandprijs, de prijs per lid, de modules die je nodig hebt, de transactiekosten en de opstartkosten op, en reken het daarna nog eens uit met anderhalf keer zoveel leden. Zo zie je wat groei je kost. Hoe je dat stap voor stap doet, staat in onze gids wat kost sportschool software.
Bij een gratis pakket stel je een andere vraag: hoe verdient de aanbieder dan? Is dat helder en past het bij jou, dan is gratis houdbaar. Is het vaag, dan komt de rekening vaak later.
Hoe zit dat bij Yeki?
Yeki vinkt de hele lijst af in één gratis app. Een lesrooster met plekken per les en een wachtlijst die vanzelf doorschuift, boeken aan de balie en in de app, een annuleringstermijn die jij instelt. Abonnementen, strippenkaarten en losse lessen in de app, met het geld op je eigen rekening, termijnen, herinneringen, kortingscodes en cadeaubonnen.
Leden checken in met een QR-code op hun telefoon of in de Wallet, en Yeki heeft een koppeling met toegangspoortjes. Je coaches maken schema's met oefenvideo's, noteren sets op de vloer en praten met leden in de chat. Je ziet welke leden dreigen af te haken, met de reden erbij.
Het prijsmodel is eenvoudig: geen abonnementskosten, geen modules en geen prijs per lid. We verdienen aan Plus en de Pass, die sporters zelf betalen, aan een kleine servicevergoeding die de koper betaalt bij een aankoop in de app, aan advertenties en aan apps met het merk van een sportschool. Je gegevens zijn van jou, en overstappen gaat in een middag: leden en abonnementen importeer je uit een bestand. Alles op een rij op de pagina over onze gratis sportschoolsoftware.
