Que décider avant de regarder un logiciel ?
Écrivez comment votre salle fonctionne aujourd'hui, sur une page, avant la première démo. Un commercial vous montrera les fonctions dont il est fier ; votre page vous dit si ce sont celles dont vous avez besoin.
Demandez ensuite à deux ou trois personnes qui utiliseront le logiciel chaque jour, à l'accueil et en salle, ce qu'elles changeraient en premier. Leurs réponses sont votre liste d'indispensables.
- Votre taille aujourd'hui et dans deux ans : adhérents, équipe, sites
- Comment on s'entraîne chez vous : cours collectifs, accès libre, coaching individuel, ou un mélange
- Qui vend les abonnements et qui gère les entrées, et à quelles heures
- Ce qui fait perdre le plus de temps aujourd'hui : relancer les paiements, remplir les places annulées, répondre aux mêmes messages
- Le matériel que vous avez déjà : tourniquets, serrures, tablettes, écrans
Que doit faire la partie réservations ?
Les réservations sont ce que les adhérents touchent le plus : testez-les comme un adhérent, sur un téléphone. Un bon système vous laisse créer les cours récurrents une fois, avec un nombre de places pour chaque créneau, et remplit les places annulées depuis une liste d'attente sans que personne à l'accueil ait à appeler.
Vérifiez le délai d'annulation : c'est vous qui le fixez, et il doit s'appliquer de la même façon aux réservations faites dans l'app et à l'accueil. Vérifiez aussi les séances individuelles, et si elles sont dans le même calendrier que les cours collectifs. Si les cours sont votre activité principale, comparez avec ce que fait un logiciel de réservation de cours dédié.
Que vérifier pour les paiements ?
Où va l'argent, et à quelle vitesse. La meilleure réponse : directement sur votre propre compte bancaire. Demandez si le fournisseur garde les fonds avant de les reverser, ce que coûte chaque paiement par carte, et s'il y a des frais fixes par encaissement en plus de ce que prend votre banque.
Vérifiez ensuite ce que vous pouvez vendre : abonnements, cartes de séances, séances à l'unité et séances d'essai, paiement en plusieurs fois, codes promo et cartes cadeaux. Demandez comment vous voyez qui doit encore payer, et combien de clics prend une relance. Notre page sur la gestion des abonnements de salle de sport liste ce que contient un ensemble complet.
Comment doivent marcher les entrées et l'accès à la porte ?
Cartes et badges coûtent de l'argent et se perdent. La plupart des systèmes récents utilisent un QR code sur le téléphone de l'adhérent, idéalement aussi en pass Wallet, lu à l'accueil ou par un lecteur à la porte ou au tourniquet. Le logiciel doit vérifier que l'abonnement est valide à ce moment et enregistrer chaque entrée et chaque refus.
Demandez avec quels tourniquets et quelles serrures le logiciel fonctionne, et ce qui se passe si internet est coupé. Si vous prévoyez d'ouvrir plus longtemps ou en continu, l'accès à la porte est ce qui le rend possible : voyez comment marche une salle de sport 24h/24 avec contrôle d'accès.
Et l'app des adhérents et des coachs ?
Les adhérents jugent votre salle à l'app de leur téléphone. Téléchargez-la avant de signer et lisez ses avis sur l'App Store et Google Play : si les adhérents la détestent, ils réserveront par message, et votre équipe en paiera le prix.
Une app qu'on ouvre chaque jour fait plus que réserver. Programmes avec vidéos des exercices, progrès visibles, chat avec les coachs, annonces et défis donnent une raison de revenir. Pour les coachs, vérifiez s'ils peuvent écrire des programmes, suivre les progrès et noter les séries d'un adhérent en salle, depuis la même app.
Quelles questions poser avant de signer ?
Obtenez les réponses par écrit. Un fournisseur qui répond clairement à toutes, sur une page, est un fournisseur avec qui travailler. Pour les questions de prix, notre guide sur le prix d'un logiciel de gestion de salle de sport détaille chaque modèle.
Demandez deux ou trois clients avec une salle comme la vôtre, et appelez-les vous-même. Puis faites un essai avec du travail concret : créez le planning de la semaine prochaine, vendez une carte de séances à un membre de l'équipe, enregistrez son entrée et annulez une réservation au dernier moment. Chaque manque apparaît en une journée.
- Comment le prix est-il construit : forfait, par adhérent, par site, par module ? Combien sur un an à notre taille ?
- Y a-t-il des frais de mise en service, de reprise des données, de SMS ou de paiement absents de la page des tarifs ?
- Quelle durée d'engagement, quel préavis, et que devient le prix au renouvellement ?
- Pouvons-nous exporter nos adhérents et abonnements dans un fichier à tout moment, et à qui appartiennent les données ?
- Comment importer nos adhérents actuels, et en combien de temps ?
- Comment joindre le support, à quelles heures, et parle-t-on à quelqu'un qui connaît les salles de sport ?
Comment Yeki répond à la checklist
L'app de gestion de Yeki est gratuite pour les salles, les studios et les professionnels indépendants, avec toutes les fonctions dès le premier jour : pas d'abonnement, pas de palier, pas de prix par adhérent et pas de module à débloquer. Des cours récurrents avec des places pour chaque créneau, une liste d'attente qui avance seule et un délai d'annulation que vous fixez, le même à l'accueil et dans l'app.
Abonnements, cartes de séances et séances à l'unité se vendent dans l'app et sont versés directement sur votre compte bancaire, paiement en plusieurs fois compris, avec impayés et relances en un geste, codes promo et cartes cadeaux. Chaque adhérent a un QR code d'entrée sur son téléphone et dans son Wallet, avec l'intégration au tourniquet, et contacts et séances d'essai sont suivis à l'accueil jusqu'au premier achat. Les coachs écrivent programmes et circuits avec vidéos des exercices et peuvent noter les séries pour la personne qui s'entraîne ; les écrans de salle suivent le cours ; chat, annonces, événements et défis gardent les adhérents proches, et Yeki vous montre ceux qui risquent de partir avant qu'ils ne partent.
Le modèle est public. Yeki gagne de l'argent avec Plus et Yeki Pass, que les personnes paient, avec de petits frais de service payés par celui qui achète dans l'app, que vous pouvez prendre à votre charge, avec la publicité et avec les apps à la marque d'une salle. Vous touchez le prix entier de vos abonnements. Les adhérents peuvent demander une copie de leurs données à tout moment, et vos adhérents et abonnements sont importés depuis un fichier : votre structure est prête en un après-midi.
