¿Cómo funciona un control de acceso automático?
Tiene tres piezas. Una credencial que lleva el socio, hoy casi siempre un código QR en el móvil o un pase en la Wallet. Un lector en la puerta o en el torno que lee ese código. Y un programa que decide en un instante si esa persona puede entrar.
Cuando el socio enseña su código, el programa comprueba si su cuota está en vigor y si ese horario le corresponde. Si todo cuadra, la puerta se abre o el torno gira; si no, se deniega la entrada. En los dos casos, el intento queda apuntado.
Frente a las tarjetas y los llaveros, el QR no se pierde ni hay que recuperarlo cuando alguien se da de baja: el acceso sigue a la cuota, no a un objeto.
¿Qué hay que instalar en la entrada?
Antes de comprar nada, pregunta al proveedor de tu software de gestión de gimnasios qué lectores y tornos admite. Un lector que no habla con tu programa es un timbre caro. La lista básica:
- Un lector de QR compatible con tu programa, en la puerta o integrado en el torno.
- Una cerradura electrónica o un torno que el lector pueda abrir.
- Conexión a internet estable en la entrada, y un plan para cuando falle.
- Saber qué hace la puerta si se va la luz: si queda abierta o cerrada, y quién la abre.
- Un instalador que conecte el lector con la cerradura o el torno y lo pruebe contigo.
¿Quién entra y cuándo? Las reglas las decides tú
El control de acceso es tan bueno como las reglas que le das. La básica es sencilla: entra quien tiene una cuota en vigor. A partir de ahí, decide y escríbelo:
- Horarios por tarifa: una cuota de mañanas que solo abre hasta las 14:00, o una tarifa con acceso a todas horas.
- Cuotas caducadas o con pagos pendientes: si se deniega la entrada o se deja pasar con un aviso.
- Bonos de clases: si solo entra quien tiene una reserva para esa hora.
- Pruebas y clases sueltas: un acceso de un día, que caduca solo.
- Acompañantes y menores: si pueden entrar, con quién y a qué horas.
El registro de accesos: ¿para qué sirve?
Cada intento de entrada, abierto o denegado, queda apuntado con la persona y la hora. Es la herramienta que más usarás después de la puerta misma:
- Seguridad: si pasa algo, sabes quién estaba dentro y desde cuándo.
- Cobros: una entrada denegada por cuota caducada es un aviso para renovar, no un problema en la puerta.
- Decisiones: a qué horas viene la gente, qué franjas se quedan vacías y quién ha dejado de venir.
- Uso indebido: el código es personal, y el registro te ayuda a ver si alguien lo presta.
Cámaras de seguridad: ¿qué hay que planificar?
Si el gimnasio abre horas sin personal, como un gimnasio 24 horas, las cámaras completan el control de acceso: el lector sabe qué código ha entrado y la cámara ve quién lo ha usado. Antes de instalarlas, decide estos puntos con un instalador y con tu asesor:
- Dónde: la entrada y las salas, nunca vestuarios ni aseos.
- Qué graban y durante cuánto tiempo se guardan las imágenes.
- Quién puede ver las grabaciones y cómo se piden.
- Los carteles de zona videovigilada que pide la normativa de protección de datos.
- Qué dice tu seguro sobre las horas sin personal.
¿Cómo funciona el acceso con Yeki?
En Yeki, cada socio tiene su QR de entrada en el móvil y en la Wallet. El lector de la puerta o del torno lo lee, comprueba que la cuota está en vigor y abre o deniega la entrada. Cada acceso, abierto o denegado, queda registrado con el socio y la hora.
Cuotas, bonos y clases sueltas se venden en la app a cualquier hora, con el cobro de cuotas del gimnasio directo en tu cuenta, y las pruebas y los contactos nuevos los atiendes en recepción hasta la primera compra. La app de gestión es gratis, sin cuota mensual.
Con las cámaras te ayudamos: te asesoramos sobre qué cubrir y coordinamos la instalación, con un instalador si hace falta. Las cámaras son un sistema aparte de la app: Yeki se ocupa de la entrada y del registro de accesos.
¿Cómo ponerlo en marcha sin sustos?
Prueba primero con tu equipo durante unos días, en horas con personal. Después, avisa a los socios con tiempo, explica cómo se entra y deja una semana de convivencia en la que alguien de recepción ayuda en la puerta.
Pon en la entrada un cartel con las normas y un contacto visible para cuando algo falla. En Yeki, el socio ve su código en la pantalla de inicio de la app, junto a su próxima clase, así que no tiene que buscarlo con prisa delante del lector.
