Cosa decidere prima di guardare un gestionale?
Scrivi su una pagina come funziona oggi la tua palestra, prima della prima presentazione. Il venditore ti mostrerà le funzioni di cui va più fiero; la tua pagina ti dice se sono quelle che ti servono.
Poi chiedi a due o tre persone che useranno il gestionale ogni giorno, al banco e in sala, cosa cambierebbero per prima cosa. Le loro risposte sono la tua lista delle cose irrinunciabili. Sulla pagina metti almeno questo:
- quanti siete oggi e quanti sarete fra due anni: iscritti, personale, sedi
- come si allenano da te: corsi, sala pesi libera, personal training, o un misto
- chi vende gli abbonamenti e chi controlla gli ingressi, e in quali orari
- cosa fa perdere più tempo oggi: rate da inseguire, posti liberi da riempire, gli stessi messaggi ogni giorno
- l'hardware che hai già: tornello, serratura della porta, tablet, schermi
Cosa deve fare il gestionale con le prenotazioni?
Le prenotazioni sono la parte che i soci toccano di più, quindi provale come farebbe un socio, dal telefono. Un buon gestionale ti fa impostare una volta sola le lezioni ricorrenti, con i posti per ogni orario, e riempie i posti liberati con la lista d'attesa, senza che il banco debba telefonare a nessuno.
Controlla il termine per annullare: deve deciderlo la palestra, e deve valere allo stesso modo per chi prenota dall'app e per chi prenota al banco. Controlla anche le sedute individuali, e se stanno nello stesso calendario dei corsi. Se i corsi sono il cuore della tua attività, confronta con quello che fa un'app per la prenotazione dei corsi.
Cosa controllare su abbonamenti e incassi?
Dove vanno i soldi, e in quanto tempo. La risposta migliore è: direttamente sul conto della palestra. Chiedi se il fornitore trattiene gli incassi prima di girarteli, quanto costa ogni pagamento con carta e se c'è una commissione fissa su ogni incasso oltre a quella della banca.
Poi guarda cosa puoi vendere: abbonamenti, carnet, ingressi singoli e lezioni di prova, rate, codici sconto e carte regalo. Chiedi come vedi chi deve ancora pagare, e quanti tocchi servono per un sollecito. Nella pagina sulla gestione abbonamenti palestra trovi cosa comprende una gestione completa.
Come devono funzionare gli ingressi?
Tessere e badge costano e si perdono. Oggi molti gestionali usano il QR nel telefono del socio, meglio se anche nel Wallet, letto al banco o da un lettore alla porta o al tornello. Il gestionale deve controllare in quel momento che l'abbonamento sia valido, e registrare ogni ingresso e ogni rifiuto.
Chiedi con quali tornelli e serrature funziona, e cosa succede se la connessione cade. Se pensi di allungare gli orari o di aprire giorno e notte, il controllo degli accessi è il pezzo che lo rende possibile: vale la pena capire prima come funziona.
E l'app che usano soci e coach?
I soci giudicano la palestra anche dall'app che hanno nel telefono. Scaricala prima di firmare e leggi le recensioni su App Store e Google Play: se ai soci non piace, prenoteranno per messaggio, e il lavoro torna al banco.
Un'app che i soci aprono ogni giorno fa più che prenotare. Schede con i video degli esercizi, progressi che si vedono, chat con i coach, avvisi e sfide danno a tutti un motivo per tornare. Per i coach, controlla se possono scrivere le schede, seguire i progressi e segnare le serie per chi si allena in sala, dalla stessa app.
Quali domande fare prima di firmare?
Fatti dare le risposte per iscritto. Un fornitore che risponde a tutte in modo chiaro, su una pagina, è un fornitore con cui si lavora bene. Per le domande sul prezzo, la guida su quanto costa un gestionale per palestra spiega ogni modello nel dettaglio.
Chiedi due o tre clienti con una palestra simile alla tua, e chiamali tu. Poi fai una prova con il lavoro di tutti i giorni: imposta il calendario della settimana dopo, vendi un carnet a un collega, fallo entrare con il QR e annulla una prenotazione all'ultimo. Se manca qualcosa, lo vedi in un giorno.
- Come è fatto il prezzo: fisso, per iscritto, per sede, per modulo? Quanto costa in un anno alla nostra dimensione?
- Ci sono costi di attivazione, di importazione dei dati, di messaggi o di pagamento che non stanno nel listino?
- Quanto dura il contratto, con quanto preavviso si disdice, e cosa succede al prezzo al rinnovo?
- Possiamo avere in un file i nostri iscritti e i loro abbonamenti quando vogliamo, e di chi sono i dati?
- Come importiamo gli iscritti di oggi, e quanto tempo serve?
- Come si contatta l’assistenza, in che orari, e risponde una persona che conosce le palestre?
Come risponde Yeki alla checklist?
Yeki è un gestionale palestre gratis per palestre, studi e professionisti, con tutte le funzioni dal primo giorno: nessun canone, nessun piano a livelli, nessun prezzo per iscritto e nessun modulo da sbloccare. Lezioni ricorrenti con i posti per ogni orario, lista d'attesa che avanza da sola e termine per annullare che decidi tu, uguale al banco e nell'app.
Abbonamenti, carnet e lezioni singole si vendono nell'app e si pagano direttamente sul conto della palestra, anche a rate, con chi deve ancora pagare in un elenco e il sollecito a un tocco, codici sconto e carte regalo. Ogni socio ha il QR per entrare nel telefono e nel Wallet, con il collegamento al tornello, e contatti e prove si seguono al banco fino al primo acquisto. I coach scrivono schede e circuiti con i video degli esercizi e possono segnare le serie per chi si allena; gli schermi di sala seguono la lezione; chat, avvisi, eventi e sfide tengono vicini i soci, e Yeki ti mostra chi rischia di andarsene prima che lo faccia.
Il modello è pubblico. Yeki guadagna con Plus e con Yeki Pass, che pagano le persone, con una piccola commissione di servizio pagata da chi compra nell'app, che puoi scegliere di assorbire tu, con gli annunci e con le app con il marchio della palestra. A te arriva il prezzo intero dei tuoi abbonamenti. Soci e formule si importano da un file, e la palestra è pronta in un pomeriggio.
