O que devo decidir antes de ver qualquer software?
Escreva numa página como funciona hoje o seu ginásio, antes da primeira demonstração. Um comercial vai mostrar-lhe as funções de que mais se orgulha; a sua página diz-lhe se são essas as que precisa.
Depois, pergunte a duas ou três pessoas que vão usar o software todos os dias, na receção e na sala, o que mudariam primeiro. As respostas delas são a sua lista do que é indispensável.
- A sua dimensão hoje e daqui a dois anos: sócios, equipa, espaços
- Como se treina consigo: aulas, sala livre, personal training, ou uma mistura
- Quem vende as mensalidades e quem regista as entradas, e a que horas
- O que faz perder mais tempo hoje: cobrar pagamentos, preencher lugares cancelados, responder às mesmas mensagens
- O equipamento que já tem: torniquetes, fechaduras, tablets, ecrãs
O que deve fazer a parte das reservas?
As reservas são o que os sócios mais usam, por isso teste-as como um sócio as usaria, num telemóvel. Um bom sistema deixa criar aulas recorrentes uma vez, com um número de lugares para cada horário, e preenche os lugares cancelados a partir de uma lista de espera sem que ninguém na receção tenha de telefonar a ninguém.
Verifique o prazo de cancelamento: deve ser definido por si e aplicar-se da mesma forma às reservas feitas na app e na receção. Verifique também as sessões individuais, e se ficam no mesmo calendário que as aulas de grupo. Se as aulas são o centro do seu negócio, compare com o que faz uma app de reservas de aulas dedicada.
O que devo verificar nos pagamentos?
Para onde vai o dinheiro, e com que rapidez. A melhor resposta é diretamente para a sua própria conta bancária. Pergunte se o fornecedor retém os montantes antes de os transferir, quanto custa cada pagamento com cartão e se há uma taxa fixa por cobrança além do que o seu banco cobra.
Depois, veja o que pode vender: mensalidades, packs de aulas, aulas avulsas e aulas experimentais, prestações, códigos de desconto e cartões de oferta. Pergunte como vê quem ainda tem de pagar, e quantos cliques leva um lembrete. A nossa página sobre a gestão de mensalidades do ginásio mostra o que inclui uma solução completa.
Como devem funcionar as entradas e o acesso à porta?
Cartões e chaves custam dinheiro e perdem-se. A maioria dos sistemas atuais usa um código QR no telemóvel do sócio, de preferência também como passe da Wallet, lido na receção ou por um leitor na porta ou no torniquete. O software deve verificar que a mensalidade é válida naquele momento e registar cada entrada e cada recusa.
Pergunte com que torniquetes e fechaduras funciona o software, e o que acontece se a internet falhar. Se pensa abrir mais horas ou a qualquer hora, o acesso à porta é a peça que o torna possível: veja como funciona o controlo de acessos para ginásio 24 horas.
E a app que os sócios e os treinadores usam?
Os sócios julgam o seu ginásio pela app que têm no telemóvel. Descarregue-a antes de assinar e leia as avaliações na App Store e no Google Play: se os sócios a detestarem, vão reservar por mensagem, e é a sua equipa que paga o preço.
Uma app que os sócios abrem todos os dias faz mais do que reservas. Planos de treino com vídeos dos exercícios, progressos que se veem, chat com os treinadores, avisos e desafios dão-lhes uma razão para voltar. Para os treinadores, veja se conseguem escrever planos, acompanhar os progressos e registar as séries de um sócio na sala, a partir da mesma app.
Que perguntas devo fazer antes de assinar?
Peça as respostas por escrito. Um fornecedor que responde a todas com clareza, numa página, é um fornecedor com quem pode trabalhar. Para as perguntas sobre preços, o nosso guia sobre quanto custa um software de gestão de ginásios explica cada modelo em detalhe.
Peça dois ou três clientes com um ginásio parecido com o seu, e ligue-lhes. Depois, faça um teste com trabalho concreto: monte o horário da próxima semana, venda um pack de aulas a alguém da equipa, registe a entrada dessa pessoa e cancele uma reserva fora de prazo. Qualquer falha aparece num dia.
- Como se calcula o preço: valor fixo, por sócio, por espaço, por módulo? Quanto custa para a nossa dimensão num ano?
- Há custos de configuração, de migração, de SMS ou de pagamentos que não aparecem na página de preços?
- Qual é a duração do contrato, qual é o pré-aviso e o que acontece ao preço na renovação?
- Podemos exportar os sócios e as mensalidades para um ficheiro a qualquer momento, e de quem são os dados?
- Como importamos os sócios atuais, e quanto tempo demora?
- Como contactamos o apoio ao cliente, em que horário, e falamos com uma pessoa que conhece ginásios?
Como responde a Yeki a esta lista?
A app de gestão da Yeki é grátis para ginásios, estúdios e profissionais independentes, com todas as funções incluídas desde o primeiro dia: sem mensalidade, sem planos por níveis, sem preço por sócio e sem módulos para desbloquear. Aulas recorrentes com lugares para cada horário, uma lista de espera que avança sozinha e um prazo de cancelamento definido por si, igual na receção e na app.
Mensalidades, packs de aulas e aulas avulsas são vendidos na app e pagos diretamente na sua conta bancária, com prestações, pagamentos em atraso e lembretes num toque, códigos de desconto e cartões de oferta. Cada sócio tem um código QR de entrada no telemóvel e na Wallet, com integração com torniquetes, e os contactos e as aulas experimentais são acompanhados na receção até à primeira compra. Os treinadores escrevem planos de treino e circuitos com vídeos dos exercícios e podem registar as séries por quem está a treinar; os ecrãs da sala acompanham a aula; chat, avisos, eventos e desafios mantêm os sócios por perto, e a Yeki mostra-lhe os sócios em risco de desistir antes de saírem.
O modelo é público. A Yeki ganha com o Plus e o Yeki Pass, pagos pelas pessoas, com uma pequena comissão de serviço paga por quem compra na app, que pode optar por assumir, com os anúncios e com as apps com a marca própria de um ginásio. Recebe o preço completo das suas mensalidades. Os sócios podem pedir uma cópia dos seus dados quando quiserem, e os seus sócios e mensalidades são importados a partir de um ficheiro, por isso o negócio fica pronto numa tarde.
