Hoe werkt toegang met een QR-code of Wallet-pas?
Het lid heeft een persoonlijke QR-code in de app van de sportschool, of een pas in de Wallet van zijn telefoon. Bij de ingang hangt een lezer. Het lid houdt de code ervoor, het systeem kijkt of het abonnement geldig is en stuurt de deur of het poortje aan: open, of dicht.
Het verschil met een pasje of een sleutelhanger is dat er niets uit te delen of te vervangen valt. Iedereen heeft zijn telefoon al bij zich, en een nieuw lid kan direct na de aankoop naar binnen. Verloopt een abonnement, dan opent de code niet meer, zonder dat iemand een pasje hoeft te blokkeren.
Elke scan wordt vastgelegd: wie, wanneer, en of de toegang is toegestaan of geweigerd. Dat logboek is de basis voor alles wat je later wilt weten.
Deur, poortje of tourniquet: wat past bij je zaak?
De lezer is het kleine deel. De grote keuze is wat hij aanstuurt, en dat hangt af van je pand, van hoeveel mensen tegelijk binnenkomen en van de uren waarop er niemand is. Wil je helemaal zonder personeel open, lees dan eerst over de onbemande sportschool.
Laat je installateur meekijken naar je pand en naar de regels voor brandveiligheid. Dit zijn de punten die je samen doorloopt:
- Een deur met een elektrisch slot: eenvoudig, maar wie achter iemand aanloopt, komt ook binnen
- Een toegangspoortje of tourniquet: laat per scan één persoon door, wat vooral telt op onbemande uren
- Een brede doorgang voor rolstoelen, kinderwagens en materiaal, naast het poortje
- Nooduitgangen die altijd van binnenuit opengaan, ook als de stroom uitvalt
- Stroom en internet bij de ingang, en een plan voor als een van beide wegvalt
Wie mag er binnen, en wanneer?
Toegangscontrole is zo goed als de regels erachter. Spreek vooraf af wat het systeem controleert en wie welke rechten heeft, en zet het in je huisregels:
- Leden met een geldig abonnement, en wat er gebeurt bij een verlopen abonnement of een openstaande betaling
- Strippenkaarten en losse lessen: wanneer telt een scan als bezoek?
- Proeflessen en nieuwe leden die nog geen abonnement hebben
- Personeel, trainers, schoonmakers en monteurs, met hun eigen toegang
- Introducés: mag een lid iemand meenemen, en hoe registreer je dat?
- Een minimumleeftijd, zeker op uren zonder personeel
Wat doe je met het logboek van binnenkomsten?
Het logboek laat zien wie er wanneer binnen was, en wie geweigerd werd. Dat is handig na een incident, maar je gebruikt het vooral om je zaak te sturen.
Je ziet welke uren druk zijn en welke stil, of je onbemande uren gebruikt worden en welke leden steeds minder komen. Een lid dat van drie keer per week naar nul gaat, zie je in het logboek eerder dan in je opzeggingen. Hoe je die signalen gebruikt, lees je in onze gids over leden behouden.
Bepaal ook wie het logboek mag inzien en hoe lang je de gegevens bewaart. Ook dat zijn persoonsgegevens: neem het mee in je privacybeleid.
Wat regel je voor camera's?
Toegangscontrole vertelt je wie er binnenkwam, camera's laten zien wat er gebeurde. Op uren zonder personeel horen ze bij je beveiliging, en je verzekeraar kan ernaar vragen.
Camerabeelden vallen onder de privacyregels, in Nederland en in België, en wat wel en niet mag, hangt af van je situatie. Dit zijn de onderwerpen die je met je installateur en een privacyadviseur doorneemt, voordat je iets ophangt:
- Waar ze hangen: de ingang en de zaal, en welke plekken je vrijhoudt, zoals kleedkamers en toiletten
- Wat ze opnemen: alleen beeld, of ook geluid
- Wie de beelden mag bekijken, en in welke gevallen
- Hoe lang je de beelden bewaart, en hoe ze daarna worden gewist
- Hoe je leden en bezoekers laat weten dat er camera's hangen, met borden bij de ingang en in je huisregels
Hoe zet je toegangscontrole op, stap voor stap?
Een nieuw toegangssysteem raakt elk lid op de eerste dag. Neem de tijd voor de overgang:
- Breng je ingangen in kaart: welke deur, welk poortje, waar stroom en internet zijn
- Zorg dat je ledenbestand klopt: wie heeft een geldig abonnement, en tot wanneer
- Vraag offertes voor lezers, poortjes en camera's, en vraag je verzekeraar wat er nodig is
- Test een week met je personeel en een paar vaste leden, terwijl de balie bemand is
- Leg je leden uit hoe het werkt, en wat ze doen als hun telefoon leeg is
- Begin met bemande uren, en voeg onbemande uren pas toe als alles loopt
Hoe werkt toegangscontrole met Yeki?
In Yeki heeft elk lid een QR-code in de app en in zijn Wallet. De lezer bij de deur of het poortje leest de code, Yeki controleert of het abonnement geldig is, en de deur gaat open of blijft dicht. Yeki heeft een koppeling met toegangspoortjes, en elke poging komt in het overzicht, toegelaten of geweigerd, met naam en tijd.
Is een abonnement verlopen, dan koopt het lid in de app een nieuw abonnement, een strippenkaart of een losse les en scant het opnieuw. Het geld komt op je eigen rekening, ook als de balie dicht is. Leads en proeflessen volg je aan de balie tot de eerste aankoop, en je huisregels zet je als mededeling in de app.
Camera's zitten niet in de app, maar we helpen je ze te regelen: met advies over welke camera's en waar, en met de coördinatie van de installatie, zo nodig met een installateur. Het beheer van Yeki, met de koppeling met je poortje, is gratis en zonder abonnementskosten. Wat je aan de deur nodig hebt, bespreken we met je voordat je iets aanschaft. Toegang hoort bij onze gratis sportschoolsoftware, met rooster, abonnementen en betalingen erbij.
