Come funziona un accesso automatico?
Gli elementi sono tre: una credenziale che il socio porta con sé, un lettore all'ingresso e un gestionale che sa chi ha diritto di entrare. Il socio avvicina la credenziale, il lettore la passa al gestionale, il gestionale controlla l'abbonamento e risponde in un attimo: apri, oppure no.
Ogni passaggio resta registrato con nome e ora. È questo che distingue un accesso automatico da una serratura con un codice uguale per tutti: sai sempre chi è entrato, e il diritto di entrare si ferma da solo quando l'abbonamento scade.
Prima di scegliere, chiedi al fornitore due cose: cosa fa il lettore se manca la connessione, e chi ti risponde se la porta non si apre alle 06:00 di un lunedì. Un accesso automatico ti libera dal banco solo se sai già cosa succede quando qualcosa si inceppa.
QR, Wallet o tessera: quale credenziale scegliere?
La credenziale è quello che il socio mostra al lettore. Molte palestre usano il QR come strada principale e tengono una soluzione di riserva, negli orari in cui c'è qualcuno al banco, per chi ha dimenticato il telefono.
Le credenziali più diffuse sono quattro, e ognuna ha i suoi pro e contro:
- QR nell'app: sta nel telefono che il socio ha sempre con sé, non si perde e non costa niente rifarlo
- pass nel Wallet del telefono: si apre senza cercare l'app, comodo davanti alla porta
- tessera o braccialetto: non dipende dal telefono, ma va comprato, consegnato e rifatto quando si perde
- codice numerico: economico, ma si passa facilmente a chi non dovrebbe entrare
Porta o tornello: dove va il lettore?
Con una porta e una serratura elettrica il lettore sta all'esterno, e la porta si sblocca per qualche secondo a ogni ingresso valido. Costa meno e va bene per una sala piccola, ma non impedisce a una seconda persona di entrare dietro alla prima.
Il tornello fa passare una persona alla volta ed è la scelta più comune quando la sala resta aperta senza personale, come in una palestra 24 ore. Occupa spazio, va previsto nel progetto dell'ingresso e non deve mai bloccare le uscite di emergenza, che restano libere e apribili dall'interno.
In tutti e due i casi serve un installatore: alimentazione, rete, collegamento con il gestionale e una prova di cosa succede se manca la corrente.
Chi entra, e quando?
La regola di base la decide l'abbonamento: chi ha una formula valida entra, chi l'ha scaduta no. Il regolamento della sala, firmato da ogni socio all'iscrizione e appeso vicino all'ingresso, fa il resto: quando la sala è vuota, è l'unico istruttore presente.
Per questo conviene pensare prima ai casi particolari, e scriverli lì:
- abbonamento scaduto: il socio deve poter rinnovare subito, anche quando il banco è chiuso
- rata non pagata: si blocca l’ingresso, o prima parte un sollecito?
- lezione di prova: chi viene per la prima volta come entra, e chi lo accoglie?
- ospiti: sono ammessi, e con quali regole?
- personale e istruttori: hanno una credenziale loro, distinta da quella dei soci
Il registro degli ingressi: a cosa serve
Il registro è la parte meno visibile e la più utile. Ti dice chi è entrato e a che ora, ed è il primo posto da guardare se succede qualcosa quando la sala è vuota.
Serve anche a gestire la palestra. Dagli ingressi vedi quali fasce orarie si usano, chi viene sempre meno e rischia di smettere, il primo passo per fidelizzare i clienti della palestra, quante visite fa chi arriva con un abbonamento valido in più palestre. Sono dati che con una tessera timbrata a mano non avresti.
Telecamere: cosa prevedere
Con l'accesso automatico, soprattutto nelle ore senza personale, le telecamere sono uno dei primi temi da affrontare. Questa non è una consulenza legale: è l'elenco di cosa decidere con il tuo consulente e con chi installa l'impianto.
- dove metterle: ingresso, sala e zone a rischio, mai negli spogliatoi e nei bagni
- cosa registrano: solo immagini o anche audio, in diretta o registrate, e chi può guardarle
- per quanto tempo si conservano le immagini, e come si cancellano
- i cartelli informativi prima dell'area ripresa, previsti dalle regole sulla privacy
- se hai dipendenti, le regole specifiche sui controlli a distanza dei lavoratori
- come le telecamere si legano al regolamento della sala e all'assicurazione
Come funziona su Yeki
Con Yeki ogni socio ha il QR per entrare nell'app e nel Wallet del telefono. Il lettore alla porta, o il tornello collegato al gestionale palestre, legge il codice, controlla che l'abbonamento sia valido e apre, oppure lascia chiuso. Ogni ingresso resta registrato.
Chi ha l'abbonamento scaduto rinnova dall'app, a qualsiasi ora, e poi entra. Contatti e prove li segui dal banco fino al primo acquisto. Chi arriva con Yeki Pass entra con il QR dell'app: la visita si registra, e Yeki te la paga con l'elenco delle visite di ogni mese.
Dagli stessi ingressi il gestionale ti segnala le persone a rischio di abbandono. Per le telecamere ti aiutiamo a installarle: ti consigliamo cosa serve e coordiniamo l'installazione, con un installatore se serve. Restano un impianto a parte, non una funzione dell'app. Il gestionale, collegamento al tornello compreso, è gratis e senza canone.
