Wie funktioniert automatischer Zutritt?
Jedes System besteht aus drei Teilen: einem Ausweis, den das Mitglied dabeihat, einem Lesegerät am Eingang und einer Software, die in dem Moment entscheidet, in dem jemand vor der Tür steht.
Die Software prüft, ob die Person einen gültigen Tarif hat. Ist er gültig, gibt sie das Signal zum Öffnen. Ist er abgelaufen oder gekündigt, bleibt der Eingang zu. Jeder Versuch wird festgehalten, auch die abgelehnten. Entscheidend ist, dass Lesegerät und Verwaltung miteinander verbunden sind: Wer seinen Tarif verlängert, kommt sofort hinein, wer gekündigt hat, ab dem ersten Tag nicht mehr.
Für die Planung lohnt eine einfache Reihenfolge: zuerst klären, wer zu welchen Zeiten hineindarf, dann den Ausweis wählen, dann Tür oder Drehkreuz, zuletzt Kameras und Hausordnung. Wer mit der Hardware anfängt, kauft oft zweimal.
QR-Code, Wallet oder Karte: was passt zu Ihrem Studio?
Karten und Chips sind bekannt, aber sie müssen ausgegeben, ersetzt und gesperrt werden, und eine verlorene Karte öffnet die Tür, bis jemand sie sperrt. Ein QR-Code in der App ist immer aktuell, weil er an den Tarif in der Verwaltung gebunden ist. Ein Pass im Wallet des Handys funktioniert, ohne dass jemand erst die App öffnen muss.
Denken Sie auch an den leeren Akku. Legen Sie in der Hausordnung fest, was dann gilt, zum Beispiel ein Check-in am Empfang zu den Zeiten mit Personal.
Tür oder Drehkreuz?
Eine Tür mit elektrischem Öffner ist meist die einfachere Lösung. Ihr Nachteil: Hinter einem Mitglied kann eine zweite Person mit hineingehen. Ein Drehkreuz lässt nur eine Person pro Freigabe durch und eignet sich deshalb für Studios, die viele Stunden ohne Personal laufen.
Klären Sie mit dem Installateur, bevor Sie etwas kaufen:
- Ob Ihr Eingang einen elektrischen Öffner oder ein Drehkreuz überhaupt aufnehmen kann
- Einen barrierefreien Durchgang für Rollstühle und Kinderwagen
- Notausgänge und Fluchtwege, die immer frei bleiben, nach den Vorgaben zum Brandschutz
- Strom und Netzwerk am Eingang, und was bei einem Stromausfall passiert
Wer darf wann hinein?
Die Grundregel ist einfach: Hinein kommt, wer einen gültigen Tarif hat. Die Fragen dahinter entscheiden Sie selbst und schreiben sie in Hausordnung und Vertrag: ab welchem Alter jemand allein trainieren darf, ob Gäste mitkommen dürfen, was für Probetrainings gilt und ob jeder Tarif zu jeder Uhrzeit Zutritt gibt.
Wichtig ist, dass am Eingang dieselben Regeln gelten wie beim Verkauf. Wenn der Empfang einen Tarif verkauft, das Lesegerät aber eine eigene Liste führt, entstehen Lücken, die erst auffallen, wenn jemand vor der verschlossenen Tür steht. Deshalb gehören Zutritt und Mitgliederverwaltung in dasselbe System.
Was zeigt das Protokoll der Eintritte?
Das Protokoll hält fest, wer wann eintreten wollte und ob die Tür geöffnet hat. Es hilft im Alltag mehr, als man denkt: Sie sehen, zu welchen Uhrzeiten trainiert wird, ob sich Randzeiten lohnen und wer es mit einem abgelaufenen Tarif immer wieder versucht. Wie Sie daraus die Rechnung für längere Öffnungszeiten machen, zeigt der Ratgeber Fitnessstudio 24/7 öffnen.
Auch das Protokoll enthält personenbezogene Daten. Legen Sie fest, wer es ansehen darf und wie lange Einträge gespeichert bleiben, und klären Sie das mit Ihrer Datenschutzberatung.
Nach den ersten Wochen lohnt ein Blick auf die abgelehnten Versuche. Häufen sie sich bei einer Person, ist oft nur der Tarif ausgelaufen, und eine kurze Nachricht klärt das. Häufen sie sich zu einer bestimmten Uhrzeit, stimmt vielleicht etwas mit dem Lesegerät nicht.
Was müssen Sie bei Kameras planen?
Kameras gehören zu einem Studio, das Stunden ohne Personal läuft, aber sie berühren die Privatsphäre Ihrer Mitglieder. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Die Vorgaben unterscheiden sich zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz, deshalb gehören diese Themen vor der Installation auf den Tisch Ihrer Datenschutzberatung:
- Wo die Kameras hängen: Eingang und Trainingsfläche, niemals Umkleiden, Duschen oder Toiletten
- Was sie aufnehmen, und ob ein Bild ohne Ton reicht
- Wie lange Aufnahmen gespeichert werden, und wer sie ansehen darf
- Hinweisschilder am Eingang, bevor jemand den gefilmten Bereich betritt
- Ein Hinweis in Vertrag und Hausordnung, dass und wo gefilmt wird
Wie hilft Yeki beim automatischen Zutritt?
In Yeki hat jedes Mitglied einen QR-Code in der App und einen Pass im Wallet. Das Lesegerät an Tür oder Drehkreuz liest ihn, Yeki prüft in diesem Moment, ob der Tarif gültig ist, öffnet oder bleibt zu und schreibt jeden Eintritt ins Protokoll, auch die abgelehnten. Am Eingang gelten dieselben Tarife, die Sie in der App verkaufen, und wer seinen Tarif in der App verlängert, kommt danach gleich hinein.
Bei Lesegeräten, Drehkreuz und Installation helfen wir Ihnen, wenn nötig gemeinsam mit einem Installateur vor Ort. Bei den Kameras helfen wir bei der Einrichtung: Wir beraten bei der Auswahl und koordinieren die Installation. Die Kameras laufen nicht über die App. Prüfung am Eingang und Protokoll sind Teil der kostenlosen Fitnessstudio-Software, ohne Grundgebühr.
