Comment fonctionne l'entrée par QR code ?
Quatre éléments travaillent ensemble : le code sur le téléphone de l'adhérent, un lecteur à l'entrée, le logiciel qui vérifie l'abonnement, et la serrure ou le tourniquet qui s'ouvre.
La vérification prend un instant à la porte. Ce qui compte, c'est que la décision vienne de l'abonnement, pas de la personne qui se trouve à l'accueil.
- L'adhérent ouvre l'app de la salle, ou le pass enregistré dans le Wallet de son téléphone, et présente le code au lecteur
- Le lecteur envoie le code au logiciel de gestion
- Le logiciel vérifie si cet abonnement est valide à ce moment
- S'il l'est, la porte ou le tourniquet s'ouvre ; sinon, il reste fermé
- L'entrée ou le refus va dans le registre, avec le nom et l'heure
QR code, pass Wallet, carte ou badge : que choisir ?
Cartes et badges marchent, mais ce sont des objets : on les achète, on les distribue, on les remplace quand ils sont perdus et on essaie de les récupérer quand quelqu'un part, ce qui arrive rarement. Un code sur le téléphone ne coûte rien à émettre et n'ouvre plus la porte dès que l'abonnement se termine.
Un pass Wallet ajoute du confort : l'adhérent n'a pas besoin d'ouvrir une app, le pass est à un geste sur son téléphone. Gardez une solution de secours pour les rares adhérents sans smartphone, comme l'entrée à l'accueil aux heures avec personnel.
Qui entre, et quand ?
L'accès doit suivre l'abonnement, automatiquement. Fixez les règles une fois, écrivez-les dans votre règlement intérieur, et laissez le système les appliquer à chaque porte.
Un refus est une information, pas seulement une porte fermée. Un adhérent qui essaie d'entrer avec un abonnement expiré, c'est un renouvellement qui attend.
- Abonnement valide : la porte s'ouvre
- Abonnement expiré ou impayé : elle reste fermée, et le refus est enregistré
- Contacts et séances d'essai : mieux vaut les garder aux heures avec personnel, pour qu'une personne les accueille à la première visite
- Heures sans personnel : beaucoup de salles demandent une prise en main avant de donner l'accès
- Abonnements limités à certaines heures : vérifiez que votre système peut appliquer la limite à la porte
À quoi sert le registre des entrées ?
Chaque entrée et chaque refus, avec le nom et l'heure. Au quotidien, il répond à des questions simples : qui est venu cette nuit, quelle affluence tôt le matin, qui n'est pas venu depuis des semaines.
C'est aussi votre trace quand quelque chose se passe mal. Si un code est prêté, le registre montre une entrée au nom d'un adhérent, et les images des caméras montrent qui est entré. Votre règlement intérieur doit dire que l'accès est personnel et ce qui se passe s'il est partagé.
Que prévoir pour les caméras ?
Les caméras sont un système à part du contrôle d'accès, et les décisions vous reviennent en tant qu'exploitant. Ce n'est pas un conseil juridique : filmer des personnes est encadré par les règles de protection des données, et en France la CNIL rappelle ce qui s'applique. Vérifiez votre projet avec un conseil avant d'installer. Voici les sujets à couvrir.
- Où elles vont : l'entrée et les espaces d'entraînement, jamais les vestiaires ni les toilettes
- Ce qu'elles enregistrent : images seules ou aussi le son, en continu ou seulement au mouvement
- Combien de temps les images sont gardées, qui peut les voir, et comment une personne peut en demander une copie
- L'affichage à l'entrée et dans chaque salle qui informe les personnes qu'elles sont filmées, et par qui
- Qui installe et entretient le système, et qui appeler en cas de panne
Que faut-il installer ?
Partez de ce que vous avez. Beaucoup de salles ont déjà un tourniquet ou une serrure électrique qui peut fonctionner avec un lecteur ; d'autres ont aussi besoin de la serrure.
Testez avec l'équipe avant de l'activer pour les adhérents, et gardez l'accueil les premières semaines pour aider chacun à sa première entrée.
- Un lecteur de QR codes à chaque entrée
- Une serrure ou un tourniquet que le lecteur peut ouvrir
- Une connexion réseau fiable à la porte
- Un plan pour les coupures de courant et de réseau : comment se comporte la porte, et comment les adhérents sortent
- Une issue de secours qui s'ouvre toujours de l'intérieur
Comment marche l'accès automatique sur Yeki ?
L'accès automatique fait partie du logiciel de gestion de salle de sport gratuit de Yeki. Chaque adhérent a un QR code sur son téléphone et dans son Wallet. Un lecteur sur votre porte ou votre tourniquet le lit, Yeki vérifie que l'abonnement est valide à ce moment, la porte s'ouvre ou reste fermée, et chaque entrée et chaque refus sont enregistrés. L'intégration au tourniquet est incluse, et aux heures avec personnel les adhérents entrent à l'accueil avec le même code, dans le même registre.
Quand un abonnement se termine ou n'est pas payé, le code n'ouvre plus la porte, sans rien à récupérer. La même app gère vos abonnements et paiements : elle vend abonnements, cartes de séances et séances à l'unité, avec les paiements versés directement sur votre compte bancaire, et un adhérent refusé peut renouveler depuis son téléphone. Contacts et séances d'essai se gèrent à l'accueil, jusqu'au premier achat.
Les caméras ne font pas partie de l'app. Nous vous aidons à les mettre en place : nous vous conseillons sur leur emplacement et coordonnons l'installation, avec un installateur si besoin. Dites-nous ce que vous avez à votre porte aujourd'hui quand vous nous contactez.
