Hoe rekenen aanbieders? De zes posten
Bijna elke aanbieder combineert een paar van deze posten. Vraag ze allemaal na, ook als ze niet in de offerte staan.
- Per lid: het maandbedrag stijgt met het aantal actieve leden. Prettig als je klein bent, duurder naarmate je groeit
- Per module: de basis is betaalbaar, maar lesrooster, ledenapp, toegangscontrole of marketing kosten elk extra
- Per locatie: elke vestiging telt als een nieuwe licentie
- Opstartkosten: inrichten, je leden importeren en je personeel inwerken
- Transactiekosten: een percentage of vast bedrag per betaling, soms bovenop wat de betaalprovider rekent
- Hardware: lezers, poortjes en tablets voor de balie
Wat moet sportschool software minimaal kunnen?
Een goedkoop pakket dat het rooster wel doet maar de betalingen niet, kost je elke maand uren aan de balie. Kijk daarom eerst wat je nodig hebt, en pas daarna naar de prijs. Een volledige checklist staat in onze gids sportschool software kiezen.
Ter vergelijking: in Yeki zitten alle punten hieronder in de gratis app, net als schema's met oefenvideo's, schermen in de zaal en een overzicht van leden die dreigen af te haken. Dit is het minimum voor een sportschool, fitness of studio met groepslessen:
- Een lesrooster met plekken per les, en een wachtlijst die vanzelf doorschuift
- Boeken in een app voor je leden en aan de balie, met een annuleringstermijn die jij bepaalt
- Abonnementen, strippenkaarten en losse lessen online verkopen
- Betalingen op je eigen rekening, ook in termijnen, met herinneringen bij openstaande betalingen
- Inchecken met een QR-code of pas, en een koppeling met je toegangspoortje
- Leden en abonnementen importeren uit een bestand, en ze weer mee kunnen nemen als je vertrekt
Welke kosten staan niet in de maandprijs?
De maandprijs op de offerte is zelden het bedrag dat je na een jaar betaald hebt. Let op deze posten, die vaak pas later opduiken:
- Modules die je pas na de start nodig blijkt te hebben, zoals een ledenapp of toegangscontrole
- Extra accounts voor trainers of baliemedewerkers
- Transactiekosten op elke betaling, die meegroeien met je omzet
- Een app met je eigen naam in de stores, als losse dienst
- Prijsverhogingen tijdens een meerjarig contract
- Kosten om te vertrekken: een lange opzegtermijn, of betalen voor een export van je eigen gegevens
Hoe reken je het maandtotaal uit?
Leg offertes naast elkaar met dezelfde situatie: jouw aantal actieve leden, jouw locaties, de modules die je gebruikt en een gemiddeld aantal betalingen per maand. Tel per aanbieder op:
- De vaste maandprijs, met alle modules die je nodig hebt
- De prijs per lid, keer je aantal actieve leden
- De transactiekosten, keer het aantal betalingen per maand
- De opstartkosten, gedeeld door het aantal maanden van het contract
- Daarna nog een keer, met anderhalf keer zoveel leden: zo zie je wat groei je kost
Gratis sportschool software: kan dat, en waar let je op?
Gratis bestaat, maar vraag altijd hoe de aanbieder dan wel verdient. Een gratis model is houdbaar als het geld ergens anders vandaan komt: van sporters die betalen voor extra functies, van een kleine vergoeding bij aankopen, van advertenties of van betaalde extra's die de sportschool zelf kiest. Is dat niet duidelijk, dan komt er later vaak alsnog een rekening.
Let bij gratis op drie dingen. Krijg je de volledige prijs van je abonnementen op je rekening? Wie betaalt de vergoeding bij een aankoop, en kun je die zelf dragen? En zit alles erin, of krijg je een basisversie met een limiet op leden of functies?
Welke vragen stel je in elk gesprek met een aanbieder?
De grootste kost van overstappen is vaak niet het geld, maar de tijd: leden, abonnementen en openstaande betalingen overzetten en je leden uitleggen hoe het nu werkt. Stel daarom deze vragen voordat je tekent:
- Wat is het maandtotaal voor mijn situatie, alles inbegrepen?
- Wat betaal ik als ik twee keer zo groot word?
- Welke transactiekosten zijn er, en wie betaalt ze?
- Kan ik mijn leden en abonnementen uit een bestand importeren, en hoe lang duurt dat?
- Wat is de opzegtermijn, en kan ik mijn gegevens meenemen als ik vertrek?
Hoe zit dat bij Yeki?
Yeki is gratis sportschoolsoftware: geen abonnementskosten, geen modules en geen prijs per lid. Rooster met wachtlijst, boeken aan de balie en in de app, abonnementen en strippenkaarten verkopen, betalingen op je eigen rekening in termijnen, inchecken met QR en koppeling met je toegangspoortje zitten er allemaal in. Net als schema's met video's, schermen in de zaal en leden die dreigen af te haken.
We verdienen aan Plus en de Pass, die sporters zelf betalen, aan een kleine servicevergoeding die de koper betaalt bij een aankoop in de app, aan advertenties en aan apps met het merk van een sportschool. De servicevergoeding ziet de koper voordat hij betaalt, en in de instellingen kun je kiezen om die zelf te dragen. Je betaalt alleen als je kiest voor een advertentie of een eigen app.
Overstappen gaat in een middag: leden en abonnementen importeer je uit een bestand.
