Welche Preismodelle gibt es?
Bevor das erste Mitglied eincheckt, fallen oft einmalige Kosten an: Einrichtung, Datenübernahme, Schulung und Hardware wie Kartenleser, Drehkreuze oder ein Tablet für den Empfang.
Laufend rechnet fast jede Software für Studios nach einem von vier Mustern ab, oft nach einer Mischung aus mehreren:
- Monatliche Grundgebühr: ein fester Betrag pro Monat und Standort, oft gestaffelt in Pakete wie Basis, Pro und Premium
- Preis pro Mitglied: Die Gebühr steigt mit der Zahl der aktiven Mitglieder. Für kleine Studios günstig, beim Wachsen teurer
- Module: Kursbuchung, Zutrittskontrolle, Mitglieder-App oder Marketing kosten jeweils extra
- Gebühren pro Zahlung: ein Anteil an jedem Beitrag, der über die Software läuft, manchmal zusätzlich zur Grundgebühr
Was steckt hinter kostenloser Studio-Software?
Wer nach kostenloser Software sucht, findet vor allem drei Dinge: Testphasen, die nach einigen Wochen enden, Basisversionen mit begrenzter Mitgliederzahl oder fehlenden Funktionen und einfache Programme für sehr kleine Studios.
Das ist nicht unseriös, aber es ist kein kostenloses System. Prüfen Sie bei jedem Angebot: Was passiert nach der Testphase? Ab welcher Mitgliederzahl wird es kostenpflichtig? Welche Funktion fehlt in der freien Version, und brauchen Sie genau die?
Ein Modell, das dauerhaft kostenlos ist, muss sein Geld anderswo verdienen. Das kann funktionieren, wenn es offen sagt, wo: zum Beispiel über eine Gebühr, die beim Kauf in der App anfällt, über Angebote für Sportlerinnen und Sportler oder über Werbung. Entscheidend ist, dass Sie und Ihre Mitglieder vorher wissen, wer was zahlt.
Welche Funktionen braucht ein Studio heute?
Eine Faustregel: Alles, was Ihr Team heute per Hand, per Telefon oder in einer Tabelle erledigt, sollte die Software übernehmen. Sonst zahlen Sie doppelt, einmal für die Lizenz und einmal mit Arbeitszeit am Empfang.
Die folgende Liste ist eine gute Grundlage für jedes Angebot, das Sie einholen:
- Kursplan und Kursbuchung per App, mit wiederkehrenden Terminen und Plätzen pro Termin
- Eine Warteliste, die selbst nachrückt, statt nur alle zu benachrichtigen
- Eine Stornofrist, die Sie selbst festlegen
- Verkauf von Mitgliedschaften, Kurskarten und Einzelstunden, mit Raten und einer Übersicht der offenen Beträge
- Check-in per QR-Code oder Karte, mit Anbindung an Tür oder Drehkreuz
- Eine App für Mitglieder, in der sie buchen, bezahlen und ihren Trainingsplan sehen
- Hinweise auf Mitglieder, die seltener kommen und abzuspringen drohen
Was kostet eine Software, die nicht passt?
Die teuerste Software ist selten die mit dem höchsten Preis, sondern die, um die Ihr Team herumarbeiten muss. Diese Kosten stehen auf keiner Rechnung, aber Sie zahlen sie jeden Monat.
Rechnen Sie eine Woche lang mit: Wie viele Minuten am Tag gehen für Buchungen am Telefon, für Anrufe bei frei gewordenen Plätzen, für offene Beiträge und für Fragen, die eine App beantworten könnte? Diese Stunden gehören in den Vergleich, genauso wie die Lizenz. Typische Zeitfresser sind:
- Telefon und Messenger für Buchungen und Absagen
- Freie Plätze, die leer bleiben, weil niemand nachrückt
- Offene Beträge, die zu spät auffallen
- Mitglieder, die still kündigen, weil niemand merkt, dass sie seltener kommen
Welche versteckten Kosten sollten Sie prüfen?
Viele Angebote wirken im ersten Gespräch günstig und werden erst mit den Details teuer. Gehen Sie diese Punkte durch, bevor Sie unterschreiben:
- Einrichtungsgebühr und Kosten für die Übernahme der Daten aus der alten Software
- Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist des Softwarevertrags
- Kosten für weitere Standorte, zusätzliche Nutzerkonten für Trainer oder Geräte am Empfang
- Gebühren pro Zahlung und für fehlgeschlagene Zahlungen
- Eine eigene App mit Ihrem Logo, die oft als Zusatzpaket verkauft wird
- Support: inklusive oder pro Anfrage berechnet
- Der Ausstieg: Bekommen Sie Ihre Mitglieder- und Vertragsdaten als Datei, wenn Sie wechseln? Eine Software, die Daten nicht herausgibt, wird über die Jahre am teuersten, weil Sie bei ihr bleiben müssen
Wie vergleichen Sie Angebote fair?
Fragen Sie nie nur nach dem Monatspreis, sondern nach den Gesamtkosten. Legen Sie dafür eine Tabelle an, mit denselben Annahmen für alle Anbieter: Ihre Mitgliederzahl heute und in zwei Jahren, Ihre Kurse pro Woche, Ihr Zahlungsvolumen pro Monat und die Module, die Sie brauchen.
Rechnen Sie für jedes Angebot die Kosten über drei Jahre, inklusive Einrichtung und Zahlungsgebühren. Erst dann wird sichtbar, ob ein günstiger Einstieg teuer wird, wenn das Studio wächst. Ein Preis pro Mitglied ist zu Beginn günstig und steigt mit jedem neuen Mitglied, eine Grundgebühr ist planbar, läuft aber auch in ruhigen Monaten weiter, und Gebühren pro Zahlung wachsen mit Ihrem Umsatz.
Testen Sie danach die zwei besten Kandidaten mit Ihren eigenen Abläufen: einen Kurs anlegen, buchen, die Warteliste nachrücken lassen, einen Tarif verkaufen, einchecken. Lassen Sie dabei jemanden vom Empfang mitmachen. Wer die Software jeden Tag bedient, merkt am schnellsten, wo sie bremst. Welche Fragen Sie vor dem Vertrag stellen sollten, steht im Ratgeber Fitnessstudio-Software vergleichen.
Wie funktioniert das kostenlose Modell von Yeki?
Yeki ist kostenlose Software für Fitnessstudios: keine Grundgebühr, keine Gebühr pro Mitglied, keine Module, alle Funktionen ab dem ersten Tag. Geld verdient Yeki mit Plus und dem Pass, die Sportlerinnen und Sportler bezahlen, mit einer kleinen Servicegebühr bei Käufen in der App, die die kaufende Person vor dem Bezahlen sieht, mit Anzeigen und mit Apps mit der Marke eines Studios.
Den vollen Preis Ihrer Tarife bekommen Sie auf Ihr Konto, und die Servicegebühr können Sie auch selbst übernehmen. Bezahlt wird nur, was Sie selbst wählen: eine Anzeige oder eine App mit Ihrer Marke. Mitglieder und Tarife importieren Sie aus einer Datei, und Ihr Studio ist an einem Nachmittag startklar.
Was in vielen Angeboten als Modul extra kostet, ist bei Yeki dabei:
- Kursplan mit Serien, Plätzen pro Termin, Stornofrist und einer Warteliste, die selbst nachrückt
- Buchungen am Empfang und in der App, im selben Kalender
- Tarife, Zehnerkarten und Einzelstunden mit Ratenzahlung, offenen Beträgen, Rabattcodes und Gutscheinen
- Check-in per QR-Code auf dem Handy und im Wallet, mit Anbindung an das Drehkreuz
- Interessenten und Probetrainings, begleitet bis zum ersten Kauf
- Trainingspläne und Zirkel mit Übungsvideos, und Bildschirme im Kursraum, die der Stunde folgen
- Chat, Mitteilungen, Events, Challenges und die Liste der Mitglieder, die abzuwandern drohen
