Wat is de werkkostenregeling?
Met de werkkostenregeling (WKR) bepaal je als werkgever zelf wat je onbelast aan je medewerkers vergoedt of geeft. Het bedrag dat je daaraan onbelast mag besteden, heet de vrije ruimte. Een deel dat je in een jaar niet gebruikt, neem je niet mee naar het volgende jaar.
De Belastingdienst noemt een sportabonnement letterlijk als voorbeeld, naast een cadeaubon en een kerstpakket. Je leest de uitleg op https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/personeel-en-loon/content/werkkostenregeling.
Hoe groot is de vrije ruimte, en wat als je erboven komt?
De vrije ruimte is een percentage van je fiscale loonsom. Volgens de pagina van de Belastingdienst hierboven is dat voor 2025 en 2026 2 procent over de loonsom tot en met 400.000 euro, en 1,18 procent over het deel daarboven. De percentages kunnen elk jaar veranderen.
Besteed je meer dan de vrije ruimte, dan betaal je over het deel erboven 80 procent belasting: de eindheffing werkkostenregeling. Die betaal je als werkgever, en ze maakt elk voordeel boven de grens flink duurder.
Of een sportabonnement in je vrije ruimte past, hangt dus af van wat je er nog meer in onderbrengt: een kerstattentie, een personeelsfeest, een cadeaubon. Zet daarom eerst op een rij wat je al vergoedt. Hoe je bedrijfsfitness verder aanpakt, lees je in onze gids bedrijfsfitness voor werkgevers.
Is een sportschool buiten de deur anders dan sport op kantoor?
Ja, dat onderscheid zit in de regeling zelf. Voorzieningen op de werkplek kunnen onder een nihilwaardering vallen: ze tellen dan voor nul en gaan niet ten koste van je vrije ruimte. Welke voorzieningen dat zijn en onder welke voorwaarden, staat in het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/themaoverstijgend/brochures_en_publicaties/handboek-loonheffingen.
Een abonnement bij een sportschool, een studio of een sportpas gebruikt je medewerker niet op de werkplek, en daarvoor kijk je naar de vrije ruimte. Laat je accountant beoordelen hoe het in jouw situatie uitpakt, zeker als je een fitnessruimte op kantoor overweegt.
Wat veranderde er in 2022 aan de arbovrijstelling?
Vóór 2022 werden sommige voorzieningen die de gezondheid bevorderen gezien als arbovoorziening, buiten de vrije ruimte. Volgens de Kennisgroep van de Belastingdienst is met een wijziging per 2022 verduidelijkt dat alleen verplichte arbovoorzieningen gericht zijn vrijgesteld.
In de voorbeelden van de Kennisgroep vallen voorzieningen die de algemene gezondheid bevorderen, zoals een budget voor bootcamp- of yogalessen, daarom niet onder de vrijstelling. Je leest de vragen en antwoorden op https://kennisgroepen.belastingdienst.nl/publicaties/kg204202234-vragen-en-antwoorden-over-de-arbovrijstelling-anno-2022/.
Artikelen van voor 2022 die nog hoog in de zoekresultaten staan, kunnen dus achterhaald zijn. Kijk altijd naar de datum.
Cafetariaregeling en IKB: wat zetten medewerkers zelf in?
Naast wat jij als werkgever betaalt, kunnen medewerkers soms een deel van hun eigen loon of budget voor sport inzetten. Dat gebeurt via een cafetariaregeling, waarin een medewerker een deel van zijn brutoloon, eindejaarsuitkering of vakantiegeld ruilt voor een vergoeding. Of dat kan en hoe het fiscaal uitpakt, hangt af van je arbeidsvoorwaarden en de werkkostenregeling.
Werk je bij het Rijk of een andere overheid, dan kom je het IKB-budget tegen: een individueel keuzebudget uit de cao. Wat je daarmee mag doen, staat in je cao. Vraag het je HR-afdeling of je salarisadministratie.
Hoe zit het in België?
In België kom je sport- en cultuurcheques tegen, het cafetariaplan en andere extralegale voordelen. Voor de cheques staan de voorwaarden in de officiële instructies van de RSZ: https://www.socialsecurity.be/employer/instructions/dmfa/nl/latest/instructions/salary/particularcases/culture_sportcheques.html. Ze gelden alleen niet als loon als ze aan alle voorwaarden voldoen.
Je medewerkers kunnen ze alleen gebruiken bij een aanbieder die ze aanvaardt. Voor een cafetariaplan en andere extralegale voordelen vraag je je sociaal secretariaat. De belangrijkste voorwaarden voor de cheques, volgens de RSZ:
- De toekenning staat in een cao of in een schriftelijke individuele overeenkomst, voor alle medewerkers of een categorie
- De cheques staan op naam van de medewerker
- Ze zijn 15 maanden geldig en kunnen niet in geld worden omgeruild
- Het totaal blijft binnen 100 euro per jaar per medewerker
Hoe werkt de Yeki Pass als personeelsvoordeel?
De Yeki Pass kun je aanbieden als personeelsvoordeel. Jij bepaalt of je het hele pakket vergoedt of een deel, en je betaalt alleen voor wie de Pass heeft geactiveerd, met één afschrijving per maand en een lijst die elke maand wordt bijgewerkt. Zo weet je precies wat je per maand vergoedt. Hoe bedrijfsfitness met Yeki werkt, staat op onze pagina voor werkgevers.
Bij het voorstel sturen we je informatie over hoe het in jouw land werkt. Je ziet alleen totalen, nooit wie, waar of wanneer. Er is geen minimum aantal medewerkers, en we regelen ook korting bij sportscholen die jij kiest, bijvoorbeeld bij kantoor. Neem deze vragen mee naar je accountant:
- Past de bijdrage in onze vrije ruimte, naast wat we al vergoeden?
- Hoe verwerken we de bijdrage in de loonadministratie?
- Kunnen medewerkers een hoger pakket via een cafetariaregeling betalen?
- Wat geldt er voor medewerkers in België, of in een ander land?
